中南大学会计管理信息系统讲义

教学内容：  第5章　应收账款管理子系统



5.3  应收账款管理子系统的输出



教学目的：  通过本节内容的学习，能够了解应收账款子系统输出的分类和系统输出设计原理及实现方法。

教学重点：  应收账款子系统输出的分类、系统输出设计原理及实现方法。

教学工具：  多媒体教学系统

教学方法：  讲授（PPT）

演示设计/板书设计：



5.3.1  系统输出分类

5.3.2  系统输出设计原理与实现方法

5.3.3  系统输出举例



具体内容：

5.3 应收账款管理子系统的输出



5.3.1 系统输出分类

应收账款子系统的输出根据其内容的不同可以分为：

（1）业务单据查询：包括销售发票、收款单和凭证等的输出。以收款单为例，用户输入查询条件如下图。


（2）业务账表输出。应收业务明细表生成选择界面如图。


（3）统计分析输出。应收账款账龄分析表生成选择界面如图。  




5.3.2 系统输出设计原理与实现方法

应收账款子系统的输出一般是通过人机对话由用户输入查询条件，系统从相应的数据文件中即时生成或检索出符合条件的数据。查询设计的关键是让用户灵活方便地表达和指定查询条件。通用性较强的查询方式常常根据被查询的数据文件结构把允许限定查询条件的项目列示在屏幕上，查询的账、证、表格式，取数公式、查询条件等由用户自定义；有些账表（如账龄分析表、应收账款明细表等）需要以纸介质形式储存，则要由用户自定义打印格式或通过预置的模板打印出来。



5.3.3 系统输出举例

（一） 根据图应收业务明细表生成选择界面的选择,生成SQL语句

    在收款单查询选择界面中,查询对象是通过一个控件来接受一个参数,假设为DX。起止期限通过两个控件接受了两个参数,假设为QX1,QX2。(SQL语句中的列名,表名见应收账款子系统数据模型 )

SQL语句：   SELECT rq,khdm,khmc,fph,zy,jfje,dfje,ye   

                  FROM ys_yszk

                  WHERE (ys_yszk.rq>=QX1 and  

                  ys_yszk.rq<=QX2) and (ys_yszk.khdm=DX)

（二） 定义数据窗口


（三）将数据窗口挂在窗口控件上

学习指导：  学生在学习时应了解应收账款子系统输出的分类和系统输出设计原理及实现方法。

参阅教材：  教材第5章 第3节

教学内容：  第6章　应付账款管理子系统



6.1  应付账款子系统分析



教学目的：  通过本节内容的学习，能够了解应付账款子系统，理解应付账款管理子系统的主要业务以及应付账款子系统和其他子系统的关系。

教学重点：  应付账款管理子系统的主要业务。

教学工具：  多媒体教学系统

教学方法：  讲授（PPT）

演示设计/板书设计：



6.1.1  应付账款子系统概述

6.1.2  应付账款管理子系统的主要业务

6.1.3  应付账款子系统和其他子系统的关系



具体内容：

6.1 应付账款子系统分析



6.1.1 应付账款子系统概述

应付账款是指企业在生产经营过程中因购买材料、商品或接受劳务等形成的应于一年以内或超过一年的一个营业周期内付给供应单位的款项。应付账款子系统管理的范围包括应付账款业务的日常核算；及时反映企业的应付账款金额；跟踪应付账款到期日，以便及时、完整地偿还各项应付账款，从而保证良好的供货关系并尽可能地享受各种现金折扣。在西方，应付账款子系统是会计信息系统中独立的占有重要地位的子系统。我国应付账款的处理一般是在采购管理或账务处理子系统中进行，但随着企业财务管理中商业信用筹资的需要，越来越多的企业希望建立专门的应付账款子系统以加强对应付账款的管理。

由于购货业务对象、时间、地点的复杂性和供应商的多样性，应付账款管理子系统具有以下特点：⑴及时性要求较高。系统要能及时反映应付账款的动态信息，以便企业及时地做出合理的决策。⑵对信息加工的要求较高。不同性质的企业可能对系统的功能、数据加工的方法和深度、输出信息的种类等方面的要求各不相同，因而系统应具备一定的分析功能。⑶与采购管理、存货、应收账款系统等有密切的联系，因而在系统分析中应注意与各相关子系统的数据传递关系。



6.1.2 应付账款管理子系统的主要业务

在手工条件下，应付账款的业务流程可用图6.1表示。

图6.1 手工环境下应付账款业务流程

手工环境下，当财会部门收到供应商寄来的发票、代垫运费凭证和其他单据时，将其与存货验收入库报告单、采购订单进行核对，计算存货成本；编制记账凭证并登记账簿，更新应付账款、原材料等账户。在应付款到期时，财会部门签发支票付款。

某些供应商对于快速还款提供现金折扣。例如，一般的折扣政策为2∕10，n∕30，意思是购买者在发票寄出10天内付款可以享受发票金额2%的折扣；在第11天至第30天付款要全额支付；如果超过30天付款，则有可能增加信用损失。正常情况下，企业应该安排资金争取在折扣期内付款，否则企业就要承担较高的放弃现金折扣的机会成本。

放弃现金折扣的机会成本=
考虑到应付账款子系统的特点，系统使用者的需求和计算机系统严密的内部控制特征，计算机环境下的数据流程如图6.2所示

具体说明如下：

(1)收到供应商寄来的赊购发票后，由应付账款部门复查采购订单文件进行发票确认，并将供应商发票与验收单和采购订单进行比较，若结果相符则记录该项债务，更新应付账款主文件或直接冲应收账款文件。

(2)付款人员根据未付发票的付款到期日提请付款，并录入付款单存储在付款凭证文件中。

(3)系统根据付款凭证和购货发票抽单核对的结果更新应付账款主文件，并在已付款发票的记录上留有已付款标记，以防止重复付款。

(4)根据付款凭证、赊购发票、入库单等文件经转账凭证模块生成相关凭证进入总账系统。

(5)根据应付账款、应收账款情况以及供应商档案计算并编制供应商情况表（包括供应商信息表、对账单、账龄分析表、到期应付账款表）。



6.1.3 应付账款子系统和其他子系统的关系

根据对供应商往来款项核算和管理的程度不同，应付账款子系统有如下两种应用方案：

1.在应付系统核算供应商往来款项。

2.在总账系统核算供应商往来款项。

不同的应用方案，其系统功能、各子系统接口、操作流程等均有不同之处。如果采购业务以及应付核算与管理业务比较复杂，需要追踪每一笔业务的欠款和支付的情况，或者需要将应付款核算到所购货物一级，可以选择在应付账款系统核算供应商往来款项。这时，所有的供应商往来凭证全部由应付账款系统生成，其他系统不再生成这类凭证，应付账款系统与其他子系统之间的关系及其接口可用图6.3表示。


由上图可以看出，应付账款系统接受采购管理系统提供的赊购发票，在此生成凭证，并对发票进行付款结算处理；应付系统向总账系统传递凭证，并能够查询其所生成的凭证；应收款系统和应付款系统之间可以进行转账处理；应付系统向财务分析系统提供各种分析的数据。

如果采购业务以及应付款业务并不十分复杂，则可以选择在总账系统通过辅助核算完成供应商往来核算（辅助核算原理见本书第3章）。这种情况下，供应商往来业务在总账系统生成凭证后，可以在应付系统中查询凭证。本章介绍的是在应付账款系统核算供应商往来的情况。





学习指导：  学生在学习时应了解应付账款子系统，理解应付账款管理子系统的主要业务以及应付账款子系统和其他子系统的关系。

参阅教材：  教材第6章 第1节

教学内容：   第6章　应付账款管理子系统计



6.2  应付账款子系统设



教学目的：  通过本节内容的学习，能够了解应付账款子系统的功能设计、代码设计、数据库设计以及应付账款子系统数据总体模型。

教学重点：  应付账款子系统的功能设计、代码设计、数据库设计以及应付账款子系统数据总体模型。

教学工具：  多媒体教学系统

教学方法：  讲授（PPT）

演示设计/板书设计：



6.2.1  功能设计

6.2.2  代码设计

6.2.3  数据库设计

6.2.4  应付账款子系统数据总体模型



具体内容：

6.2 应付账款子系统设计



6.2.1 功能设计

在上述应付账款子系统分析的基础上，着手绘制功能模块图来描述本系统的物理模型。应付账款子系统功能模块设计如图6.4所示，并对各模块的功能作简要说明。

应付账款管理子系统

系统初始化

自动转账

账表输出

图6.4  应付账款管理子系统功能模块图

付款处理

单据处理

采购结算



















应付账款系统的功能模块设计主要包括：

（1）系统初始化

（2）单据处理。主要包括业务单据的录入、审核、修改、记账等内容。

（3）采购结算与应付账款的核销处理。采购结算又叫采购报账，它包括自动采购结算和手工辅助采购结算。系统可以完成的两种核销情况。

（4）付款处理

（5）自动转账

（6）应付账款分析和输出



6.2.2 代码设计

对应付账款编码一般是按应付账款的一级科目代码+供应商代码的编码规则进行的。应付账款的代码设计，不仅有助于用户高效率地输入数据，也有利于计算机对于供应商的往来账项进行的分类、排序、检索等处理，方便用户快速地查询各种信息。由于采购、应付账款与存货子系统的所有数据处理都是围绕供应商这个中心环节而设计，为使计算机更好地对供应商进行管理，必须为每一个供应商编码，供应商编码应与账务系统基础资料设置一致，它是采购管理、存货管理、应付账款的共享数据，其编码结构如图6.5所示。

××

××

××

供应商代码

省

地区

供应商序号















图6.5  应付账款子系统的供应商代码构成



6.2.3 数据库设计

数据文件设计的好坏直接影响到存储空间的占用、数据加工的正确、以及数据输出的效率等。在设计时要考虑如下因素：⑴与其他文件的接口。分析有关文件之间的相互关系及对数据项的协调。⑵ 文件的数据量。根据文件用途和记录长度，且从将来的需要考虑，估算文件的数据量。⑶ 文件的逻辑结构。根据需要确定文件记录的长度，逻辑结构的组成以及各数据项的描述。⑷ 文件的处理方式。由用途决定文件的处理方式，可以是批处理、实时处理或混合方式等。⑸ 文件的使用率。估算文件记录的实际使用频率。⑹ 文件的存取时间。根据业务处理的需要，对文件存取时间提出的不同要求。本系统应该设立的数据文件主要包括：

⒈ 采购发票表结构

    该表用来存放来自供应商的发票。采购发票表设计方式及数据结构见本书第9章采购管理与核算。   

⒉ 付款凭证表结构

该表用于录入和储存付款业务数据，以提供生成应付账款明细账所需的付款信息。采用主、从表的设计方式，单据号为主、从表的联结项。

⒊ 应付账款表结构

该表用来存储赊购发票、付款单抽单核销后，形成的应付账款信息。每个供应商的每笔业务为一条记录。



6.2.4 应付账款子系统数据总体模型

如前所述，应付账款子系统中主要基表有采购发票、付款单、应付账款等，此外还要调用账务系统中的记账凭证、科目代码表和采购系统、存货系统中的相关表。因此，要考虑应付账款系统主要基表之间的主外键约束关系（见书）。





学习指导：  学生在学习时应了解应付账款子系统的功能设计、代码设计、数据库设计以及应付账款子系统数据总体模型。

参阅教材：  教材第6章 第2节

教学内容：   第7章　工资管理与核算系统



7.1  工资核算系统分析



教学目的：   通过本节内容的学习，能够了解工资核算的意义及作用，熟悉工资核算业务以及工资核算系统与其他系统的接口。

教学重点：   工资核算业务分析。

教学工具：   多媒体教学系统

教学方法：   讲授（PPT）   

演示设计/板书设计：



7.1.1  工资核算的意义及作用

7.1.2  工资核算业务分析

7.1.3  工资核算系统与其他系统的接口



具体内容：

7.1 工资核算系统分析



7.1.1 工资核算的意义及作用

第一、工资核算和管理的正确与否关系到企业每一个职工的切身利益，对于调动职工的工作积极性，正确处理企业与职工之间的经济关系具有不可忽视的作用。

第二、企业的工资费用是产品成本的重要组成部分，加强劳动工资管理，合理调配人员组织生产，有效控制工资费用在成本中的比例，可以有效的降低产品成本。

第三、工资是国民收入中消费基金的重要组成部分，其数额的大小关系到国民收入中积累和消费的比例，因此也是国家重点管理和控制的内容。

因此，工资核算系统已成为会计核算中必不可少的专业核算系统。



7.1.2 工资核算业务分析

(一) 职工工资的构成

1.标准工资是企业根据国家规定的工资标准、等级支付给职工的劳动报酬，包括计时工资和计件工资。

2.加班工资是企业对于职工在规定工作时间以外所进行的超时劳动所给予的劳动报酬。

3.工资性津贴是为了补偿职工额外或特殊的劳动消耗，在标准工资和奖金之外支付给职工的劳动报酬，如高温作业津贴等。

4.经常性奖金是对职工超额劳动的一种鼓励，即对在生产、工作中有优良成绩的职工，在标准工资以外支付给他们的劳动报酬。

5.非工作时间工资是按照国家有关政策规定，支付给职工的病假工资、产假工资、探亲假工资、工伤休假期间的工资等。

(二) 工资核算的原始记录

1.提供标准工资的资料

2.工作中的考勤记录

通常所见的考勤记录是考勤表，该表旨在反映职工出勤和缺勤的情况。

3.产量工时记录

产量工时记录是登记工人或小组在出勤时间内完成多少件产品和每件产品耗用多少工时的原始记录。

4.代扣款记录

企业在进行工资核算时，还需要处理有关水费、电费、煤气费、托儿费、医药费、工会会费、住房公积金等代扣业务，有关这些业务的记录也是工资业务处理的原始记录。

(三) 工资核算的基本工作

企业工资核算主要包括以下工作：

1.编制职工工资单

工资单由财务人员根据各项工资原始记录按月编制，是记录职工工资中各项明细数据的基本文件。编制职工工资单是工资业务处理的第一步，也是整个工资核算的基础。

2.计算职工个人所得税

按照每个职工的应付工资额，套用基础资料设置中的所得税计算公式，计算出每个职工的个人所得税。

3.生成分部门的工资汇总表

不同工作岗位、不同工作性质的人员工资汇总数据要在不同的科目中进行核算。

4.编制工资结算汇总表

将分部门的工资汇总表中不同工资项目的数据按职工工作岗位和工作性质等进行二次汇总，生成工资核算的记账凭证，为账务处理系统结转工资费用提供依据。

5.计提附加费

依据工资结算汇总表中不同部门及不同岗位职工的应发工资,按照规定的比例分别计算应计提的职工福利基金、工会经费和职工教育经费。

6.编制工资及工资附加费分配表

根据工资结算汇总表、计提的各种附加费计算表以及产量记录, 编制工资及工资附加费分配表,为进行成本核算提供依据。

7.编制结转工资费用及福利费的转账凭证，转入账务处理系统。

(四) 工资核算处理流程

1.手工方式下工资核算处理流程

2.信息系统处理方式下工资核算数据流程

教学内容：  第8章　固定资产管理与核算系统



8.1  固定资产系统分析



教学目的：  通过本节内容的学习，熟悉固定资产的管理和核算业务以及固定资产核算系统处理流程。

教学重点：  固定资产的管理的特点。

教学工具：  多媒体教学系统

教学方法：  讲授（PPT）   

演示设计/板书设计：



8.1.1  固定资产概述

8.1.2  固定资产管理业务分析

8.1.3  固定资产核算业务分析

8.1.4  固定资产核算系统处理流程



具体内容：

8.1 固定资产系统分析



8.1.1 固定资产概述

(一) 固定资产的定义及其特点

固定资产是指企业使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其它与生产、经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用年限超过2年的，也应当作为固定资产。

固定资产是企业为使用而持有的，使用年限较长，且在使用过程中将保持原有的实物形态。它是企业进行生产经营活动的物质基础，在企业的资产总额中占有相当大的比重。由于企业固定资产的种类繁多、构成复杂，固定资产用于企业的生产经营活动而不是为了出售，因此与其它会计核算系统相比，固定资产的核算和管理有其固有的特点。

(二) 固定资产的分类

企业的固定资产根据不同的管理需要和核算要求可以进行不同的分类，通常按经济用途和使用情况进行综合分类，可以将固定资产分为以下7类：

（1）生产经营用固定资产：是指直接服务于企业生产、经营过程的各种固定资产。如生产经营用的房屋、建筑物、机器、设备、器具和工具等。

（2）非生产经营用固定资产：是指不直接服务于生产、经营过程的各种固定资产。如职工宿舍、食堂、浴室、理发室等使用的房屋、设备和其它固定资产等。

（3）租出固定资产：指在经营性租赁方式下出租给外单位使用的固定资产。

（4）不需用固定资产。

（5）未使用固定资产。

（6）融资租入固定资产:指企业以融资租赁方式租入的固定资产，在租赁期内，应视同自有固定资产进行管理。

（7）土地：指过去已经估价单独入账的土地。因征地而支付的补偿费，应计入与土地有关的房屋、建筑物的价值内，不单独作为土地价值入账。企业取得的土地使用权不能作为固定资产管理。

由于企业的经营性质不同，经营规模各异，对固定资产的分类不可能完全一致，也没有必要强求统一，企业可根据各自的具体情况和经营管理、会计核算的需要进行必要的分类。

(三) 固定资产核算的原始记录。按企业会计制度的规定对固定资产的原始记录进行设置，要注意固定资产登记簿和固定资产卡片的设置中的细节问题。



8.1.2 固定资产管理业务分析

企业的固定资产与存货的管理有很大的区别，固定资产不是存放在一个特定场所进行集中管理，而是分散在企业不同的部门。这种情况造成了固定资产的使用、管理、核算的分离，固定资产管理部门管理的只是固定资产的台账和卡片，实物的使用分散在企业的所有部门，而固定资产的核算工作由财务部门负责。由于这种管理体制造成固定资产的数据来源分散。有关同一固定资产的数据在不同部门归纳、收集和汇总，不仅导致数据重复多，而且得不到完整的数据，甚至造成各部门提供的数据遗漏、脱节，产生较大的差异，各部门都无法提供完整的信息。具体各部门的负责的工作如下：

（1）固定资产的管理部门应负责的工作:采购管理、仓库管理、固定资产领用管理、固定资产档案管理、设备大修及更新改造管理、固定资产的清查核资管理。

（2）固定资产的使用部门应负责的工作:编制设备维修计划、固定资产的日常管理、固定资产的报废和清理申请。



8.1.3 固定资产核算业务分析

企业的固定资产在长期的生产经营活动中虽然能够保持其原有的实物形态，但其价值将随着固定资产的使用而逐渐转移，构成企业的成本费用。为了保证企业将来有能力重置固定资产，同时实现收入与费用的配比，企业必须在固定资产的有效使用年限内计提一定数额的折旧费用。同时，为了严格对固定资产的管理，固定资产的增减变化以及固定资产的修理、改良也是固定资产核算的重要内容。具体包括的内容如下：

（1）固定资产的增加核算

（2）计提固定资产折旧及减值准备

（3）固定资产修理及改扩建

（4）固定资产投资和租出

（5）固定资产清理

（6）固定资产清查盘点



8.1.4 固定资产核算系统处理流程

固定资产系统涉及的资料量非常庞大，且资料通常需要长时间保存，因此，要求有严格的控制规范和正确的数据流程，以确保系统提供资料的准确性。但从数据处理方式来看，该系统的核算相对比较简单。